French version (EN below)
- DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET IDENTIFICATION
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les relations contractuelles entre la société SF Tourism & Training SRL (ci-après désignée «SF »), dont le siège social est situé Rue de la Bienfaisance 3, 1210 Bruxelles, Belgique, et immatriculée sous le numéro de TVA BE1024410268, et son client.
- RELATION CONTRACTUELLE
Toutes les activités et les relations contractuelles de SF, sont régies par les conditions générales décrites ci-dessous. Le cadre contractuel entre SF et ses clients est déterminé par les présentes conditions générales, un éventuel contrat et les offres s’y rapportant. La dérogation aux règles dictées par le présent document n’est uniquement possible que par la constitution écrite d’un contrat ou d’une offre acceptée sans réserve ou contresignée par SF. Pour toutes les matières qui ne sont pas abordées par le contrat et/ou les offres, ces présentes conditions générales continuent à s’appliquer.
Si le client possède également des conditions générales, ce sont les présentes conditions générales qu’il conviendra de faire primer.
- CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie prend toutes les précautions nécessaires afin que les données fournies par l’autre partie dans le cadre du contrat les liant ne soient pas divulguées à des tiers non autorisés.
Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations à caractère confidentiel de l’autre. Cette confidentialité s’étend notamment sur les procédures de travail mises en place par la société, le personnel, le « know how », les logiciels utilisés. Cette confidentialité ne trouve pas à s’appliquer pour des données ayant un caractère public ou ayant déjà fait l’objet de publication par les parties.
- COMMUNICATION DES TARIFS ET CONFIRMATION DES SERVICES
La communication des tarifs envoyée par SF ne détermine pas automatiquement une confirmation des services. SF se réserve par ailleurs le droit de demander un acompte ou un paiement anticipé de la totalité du montant convenu pour la confirmation définitive des services. Dans ce cas-ci les services seront confirmés suite au paiement du montant établi au cas par cas par SF. Dès la réception du paiement ou de la preuve de paiement, SF s’engage à bloquer les dates demandées par le client. Le délai de paiement sera déterminé par SF sur la base de chaque demande. En cas de non-paiement dans le délai indiqué par SF, la disponibilité de SF et/ou de ses collaborateurs aux dates demandées ne sera pas garantie.
- TARIFS ET TVA
SF est une société SRL et entreprise à régime normal soumise à TVA. La TVA fait l’objet d’une autoliquidation par le preneur lorsque la facture est émise aux professionnels du secteur du tourisme, ayant leur siège social dans un pays de l’Union Européenne (à l’exception de la Belgique) et disposant d’un numéro de TVA valable. Si le destinataire de la facture ne remplit pas ces conditions il faudra compter un supplément de 21% de TVA aux tarifs. Plus spécifiquement, la TVA sera ajoutée aux tarifs dans les cas suivants :
Professionnels du secteur du tourisme, ayant leur siège social en Belgique.
client consommateur basé en Belgique ou dans un pays de l’Union Européenne ne disposant pas d’un numéro de TVA
Dans certains cas, SF pourrait émettre une facture exemptée de TVA lorsque le client ou le service répond aux critères inclus dans l’Article 44 du Code de la TVA.
- PAIEMENT
- 6.1 Clause applicable aux clients professionnels
Les factures sont payables au plus tard dans les 30 jours calendrier dès la réception de celles-ci, sauf mention différente dans la facture. Passé ce délai de 30 jours, des frais de rappel de 25 euros seront ajoutés à la facture de premier rappel. En cas de deuxième rappel, qui sera envoyé 7 jours après le premier, des frais supplémentaires de 50 euros seront ajoutés à la facture.
En cas de non-paiement d’une facture à son deuxième rappel, SF se réserve le droit de saisir toute instance compétente afin de faire respecter ses droits. Les éventuels frais qui découleraient d’une action en justice seront entièrement à charge du client.
- 6.2 Clause applicable aux clients consommateurs
Si le client ne paie pas sa dette à l’échéance, il lui sera adressé une mise en demeure via un support durable. Ensuite, à défaut de paiement dans les 14 jours calendrier, le client sera redevable :
D’intérêts au taux légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales,
D’une indemnité forfaitaire égale à :
a) Pour un montant restant dû inférieur ou égal à 150 EURO : 20 EUR ;
b) Pour un montant restant dû entre 150,01 et 500 EUR : 30 EUR + 10% de la tranche entre 150,01 et 500 EUR ;
c) Pour un montant restant dû supérieur à 500 EUR : 65 EUR + 5% de la tranche supérieure à 500 EUR avec un maximum de 2.000 EUR.
- DÉFAUT DE PAIEMENT
SF se réserve le droit de refuser d’accomplir ses engagements envers un client qui n’aurait pas réglé, totalement ou partiellement, une facture ou avec lequel un litige sur une facture est en cours, et ce, sans indemnités de la part de SF.
SF se réserve également le droit de résilier la relation contractuelle avec un client si celui-ci commet des retards de paiements récurrents, et ce, sans indemnités.
- CHANGEMENT DANS LA MISSION
Lorsqu’il y a un changement dans les missions confiées à SF et/ou à ses collaborateurs ou collaboratrices, ou lorsque la charge de travail des missions qui lui sont confiées devient plus importante que ce qui avait pu être raisonnablement convenu lors de la conclusion du contrat, SF se réserve le droit de refuser le changement. Le client ne pourra alors demander une quelconque indemnisation à SF.
Quant à une offre envoyée par SF à la suite d’un changement demandé par le client, celle-ci ne liera SF qu’une fois avoir donné son accord écrit via courrier électronique.
Tout changement doit être compatible avec l’agenda de SF et/ou de ses collaborateurs. Le cas échéant, il est possible qu’un supplément soit demandé.
- POLITIQUE D’ANNULATION ET RETARD DU client
En cas d’annulation du service jusqu’à 30 jours avant la date de début du service même, aucune indemnité ne sera due. En cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 30e et le 15e jour avant la date de début, une indemnité de 20% du total sera d’application ; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 14e et le 8e jour avant le début, une indemnité de 50% sera d’application ; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service à partir du 7e jour avant le début, une indemnité de 100% sera d’application.
Ce qui précède pourra être corrigé en fonction des conditions générales d’une prestataire extérieur.
En cas de retard du client, SF se réserve le droit de respecter l’heure de fin de la prestation préalablement établie lors de la réservation de la prestation ou des heures supplémentaires pourront être ajoutées à la facture.
- RÉCLAMATION
En cas de réclamation entre les parties est constaté par l’une des parties, celle-ci le signalera par écrit à l’autre partie dans les 8 jours à partir de la constatation de la raison de la réclamation.
En cas de réclamation relative aux services fournis par SF, ce dernier s’engage à proposer une réunion avec l’autre partie, afin de trouver, si possible, une solution à l’amiable.
Le client ne pourra se prévaloir dans le futur d’une réclamation qui n’a pas été signalée de la manière telle que précédemment décrite.
- COMPORTEMENT ET RESPONSABILITÉ DU client PENDANT LES SERVICES
Le client est responsable de son propre comportement pendant les formations et lors des échanges avec SF en dehors des heures de formation. Tout comportement jugé inapproprié, dangereux ou perturbateur par SF pourra entraîner l’exclusion du client sans droit à remboursement.
Le client s’engage à respecter les horaires et le programme établis par SF. Tout retard pourra entraîner une modification du parcours ou une réduction de la durée de la visite sans possibilité de remboursement.
SF accorde une grande importance à la protection de son image et de sa vie privée, aussi en ce qui concerne ses collaborateurs. En conséquence, il est strictement interdit de filmer ou d’enregistrer la voix de SF et/ou de ses collaborateurs sans son/leur consentement explicite et préalable. Toute violation de cette clause pourra entraîner l’exclusion immédiate du client de la formation, sans remboursement, et SF se réserve le droit d’engager toute action en justice nécessaire pour faire valoir ses droits.
SF pourra prendre des photographies ou des vidéos lors des formations à des fins promotionnelles moyennant accord du client.
Le client est tenu de suivre les consignes de sécurité et de comportement données par SF et/ou ses collaborateurs, notamment en ce qui concerne le respect des lieux des formations et des autres participants.
SF décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dommage aux effets personnels du client pendant la formation.
- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET DROITS D’AUTEUR
- 12.1. Titularité des Droits
SF est le titulaire exclusif des droits de propriété intellectuelle de l’ensemble des contenus, supports et outils pédagogiques mis à disposition dans le cadre de l’exécution des Services de formation (ci-après les « Supports »). Les supports incluent, sans s’y limiter : les présentations, les manuels, les enregistrements vidéo ou audio, les études de cas, ainsi que toute méthodologie, concept, graphique ou texte spécifiquement créé ou transmis durant la formation.
- 12.2. Licence d’Utilisation concédée au client
SF accorde au client ou aux participants à la formation une licence d’utilisation non exclusive, non transférable et limitée des Supports. Cette licence autorise le client et les participants à consulter et utiliser les supports uniquement dans le cadre de leur usage personnel ou strictement interne à leur organisation.
- 12.3. Interdictions
Le client et les participants s’engagent formellement à ne pas reproduire, distribuer, céder, vendre ou communiquer au public, sous quelque forme que ce soit et à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des supports ou du contenu des formations. Ils s’engagent également à ne pas utiliser les supports pour dispenser eux-mêmes des formations ou des services concurrents, et à ne pas modifier, adapter ou traduire les supports sans l’accord écrit exprès et préalable de SF.
- CONFIDENTIALITÉ ET DONNÉES PERSONNELLES
SF s’engage à traiter toutes les informations confidentielles et les données personnelles du client conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à sa politique de confidentialité, disponible sur le site internet du Prestataire. Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre à des tiers non autorisés.
- RESPONSABILITÉ
La responsabilité du Prestataire est limitée à l’exécution de ses obligations contractuelles et ne saurait être engagée pour des dommages indirects. Dans tous les cas, la responsabilité financière du Prestataire est limitée au montant effectivement payé par le client pour la prestation en cause.
- OBLIGATION DU CLIENT
Le client s’engage à mettre à disposition de SF toutes les informations nécessaires afin de permettre le déroulement approprié de la formation.
- FORCE MAJEURE
En cas d’inexécution totale ou partielle d’obligation résultant d’un cas de force majeure, SF ne pourra être tenue responsable d’éventuels dommages. Par cas de force majeure, il est entendu, de manière non exhaustive, et à titre d’exemple, une grève, un retard de transport, une maladie, le décès de SF, le décès de l’un/e de ses collaborateurs, ou d’un proche de SF ou d’un/e de ses collaborateurs, une catastrophe naturelle, une guerre, une pandémie ou tout autre événement indépendant de la volonté de SF empêchant la réalisation par celui-ci des obligations lui incombant.
En cas d’événement indépendant de la volonté de SF l’empêchant d’effectuer la prestation (par exemple, maladie ou deuil) SF garantit sa pleine collaboration pour rechercher des solutions alternatives. Si SF ne parvient pas à trouver un(e) formateur(trice) de remplacement ou une solution alternative au service demandé, le montant total versé par le client sera remboursé complètement, mais SF n’assume aucune responsabilité quant à la réussite des objectifs de la formation ou du service.
- NON-RENONCIATION ET NULLITÉ
La non-application d’un article ou d’une partie d’article des présentes conditions générales, même de façon récurrente, ne signifie en aucun cas une renonciation d’application de celui-ci par SF. Tout au plus ne peut-on y voir qu’une simple tolérance dont le client ne peut se prévaloir en cas de litige.
Dans le cas où un ou plusieurs articles ou une ou plusieurs parties d’article des présentes conditions générales viennent à être annulées ou réputées non-écrites, tous les autres continueront à s’appliquer.
- CLAUSE APPLICABLES AUX DONNÉES PERSONNELLES
Toutes les données personnelles que le client me transmet sont considérées comme confidentielles et sont uniquement conservées et traitées dans le cadre de la relation entre lui et moi. Elles ne seront ni vendues ni mises à disposition de tiers sans l’accord préalable du client. Les données pourront cependant être transmises à un partenaire intervenant dans le cadre de nos obligations légales ou dans le traitement de la transaction avec le client (par exemple : notre comptable, notre fournisseur, un sous-traitant…).
Je m’engage à prendre les meilleures mesures de sécurité afin d’éviter que des tiers non autorisés aient accès à des données à caractère personnel que le client m’aurait communiquées.
Le client a toujours la possibilité de connaître ses données personnelles qui sont en ma possession et de demander à ce qu’elles soient modifiées ou supprimées dans la mesure du respect de mes obligations légales en matière de conservation des données relatives à des transactions commerciales. Pour toute information à ce sujet, veuillez transmettre votre demande au siège social du Prestataire.
- DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPETENTS
Toute contestation relative à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du cadre contractuel entre SF et ses clients devra faire l’objet d’une tentative de règlement à l’amiable. A défaut de règlement à l’amiable les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront exclusivement compétents. Le droit belge est le seul applicable aux relations entre SF et ses clients, et ce, même s’il existe un élément d’extranéité dans le contrat.
Eglish version
- 1. GENERAL PROVISIONS AND IDENTIFICATION
These General Terms and Conditions (GTC) govern the contractual relationship between the company SF Tourism & Training SRL (hereinafter referred to as “SF”), whose registered office is located at Rue de la Bienfaisance 3, 1210 Brussels, Belgium, registered under VAT number BE1024410268, and its client.
- 2. CONTRACTUAL RELATIONSHIP
The original version of these General Terms & Conditions is written in French; therefore, the French version prevails over this English version. All activities and contractual relationships of SF are governed by the general terms described below. These general terms determine the contractual framework between SF and her customers, a possible contract, and the related offers. Exceptions to the rules dictated by this document are only possible through a written contract or an offer accepted without reservation or countersigned by SF. These general conditions continue to apply to all matters not covered by the contract and/or the offers. If the customer also has their own general conditions, the General Terms & Conditions of SF shall take priority.
- 3. CONFIDENTIALITY
Each party shall take all necessary precautions to ensure that data provided by the other party within the framework of the contract binding them is not disclosed to unauthorized third parties. Each party undertakes not to disclose the confidential information of the other. This confidentiality extends notably to work procedures established by the company, personnel, “know-how,” and software used. This confidentiality does not apply to data that is public in nature or has already been made public by the parties.
- 4. COMMUNICATION OF RATES AND CONFIRMATION OF SERVICES
The communication of rates sent by SF does not automatically constitute a confirmation of services. SF also reserves the right to request a deposit or advance payment of the total amount agreed upon for the final confirmation of services. In this case, services will be confirmed following the payment of the amount established on a case-by-case basis by SF. Upon receipt of payment or proof of payment, SF undertakes to block the dates requested by the client. The payment deadline will be determined by SF for each request. In the event of non-payment within the period indicated by SF, the availability of SF and/or its collaborators on the requested dates will not be guaranteed.
- 5. RATES AND VAT
SF is a Limited Liability Company (SRL) and a standard-regime enterprise subject to VAT. The reverse charge mechanism applies when the invoice is issued to professionals in the tourism sector who have their registered office in a European Union country (excluding Belgium) and possess a valid VAT number. If the recipient of the invoice does not meet these conditions, a 21% VAT surcharge will be added to the rates. More specifically, VAT will be added to the rates in the following cases:
- Tourism sector professionals with their registered office in Belgium.
- Consumers based in Belgium (or in a European Union country) who do not have a valid VAT number.
In certain cases, SF may issue an invoice exempt from VAT when the client or the service meets the criteria set forth in Article 44 of the VAT Code.
- 6. PAYMENT
- 6.1 Clause applicable to professional clients
Invoices are payable no later than 30 calendar days from receipt, unless otherwise stated on the invoice. After this 30-day period, an administrative fee of 25 EUR will be added to the first reminder invoice. In the event of a second reminder, sent 7 days after the first, an additional fee of 50 EUR will be added to the invoice. In the event of non-payment by the second reminder, SF reserves the right to take legal action before any competent authority to enforce its rights. Any costs resulting from legal action will be fully borne by the client.
- 6.2 Clause applicable to consumers
If the client fails to pay their debt by the due date, a final notice (letter of default) will be issued. Subsequently, in the absence of payment within 14 calendar days, the client shall be liable for:
- Interest at the statutory rate applicable to late payments in commercial transactions.
- Fixed compensation (liquidated damages) equal to:
- a) For an amount due ≤ 150 EUR: 20 EUR;
- b) For an amount due between 150.01 and 500 EUR: 30 EUR + 10% of the bracket between 150.01 and 500 EUR;
- c) For an amount due > 500 EUR: 65 EUR + 5% of the bracket exceeding 500 EUR, with a maximum of 2,000 EUR.
- 7. DEFAULT OF PAYMENT
SF reserves the right to refuse to fulfill its commitments to a client who has not settled, in whole or in part, an invoice or with whom a dispute over an invoice is ongoing, without compensation from SF. SF also reserves the right to terminate the contractual relationship with a client if they repeatedly delay payments, without compensation.
- 8. CHANGES IN THE ASSIGNMENT
When there is a change in the assignments entrusted to SF and/or its collaborators, or when the workload of the assignments becomes greater than what was reasonably agreed upon at the conclusion of the contract, SF reserves the right to refuse the change. The client may not then claim any compensation from SF. Regarding an offer sent by SF following a change requested by the client, it will only bind SF once a written agreement has been provided via email. Any change must be compatible with the schedule of SF and/or its collaborators. If applicable, a supplement may be requested.
- 9. CANCELLATION POLICY AND CLIENT DELAYS
In the event of service cancellation up to 30 days before the start date, no compensation will be due. For cancellations or rescheduling between the 30th and 15th day before the start date, a compensation of 20% of the total will apply; for cancellations or rescheduling between the 14th and 8th day before the start, a compensation of 50% will apply; for cancellations or rescheduling from the 7th day before the start, a compensation of 100% will apply. The above may be adjusted based on the general terms and conditions of an external provider. In the event of a client delay, SF reserves the right to respect the end time of the service previously established during booking, or additional hours may be added to the invoice.
- 10. COMPLAINTS
If a complaint is noted by one of the parties, they shall notify the other party in writing within 8 days of identifying the reason for the complaint. In the event of a complaint relating to services provided by SF, the latter undertakes to propose a meeting with the other party to find, if possible, an amicable solution. The client may not rely in the future on a complaint that was not reported in the manner described above.
- 11. CONDUCT AND CLIENT RESPONSIBILITY DURING SERVICES
The client is responsible for their own behavior during training and during exchanges with SF outside of training hours. Any behavior deemed inappropriate, dangerous, or disruptive by SF may result in the termination of the client’s participation without the right to a refund. The client undertakes to respect the schedules and the program established by SF. Any delay may lead to a modification of the itinerary or a reduction in the duration of the visit without the possibility of a refund. SF attaches great importance to the protection of its image and privacy, as well as those of its collaborators. Consequently, it is strictly forbidden to audio or video record SF and/or its collaborators without their explicit prior consent. Any violation of this clause may result in immediate exclusion from the training, without refund, and SF reserves the right to take any necessary legal action. SF may take photographs or videos during training for promotional purposes, subject to the client’s agreement. The client is required to follow safety and conduct instructions given by SF and/or its collaborators. SF declines all responsibility for the loss, theft, or damage to personal effects during the training.
- 12. INTELLECTUAL PROPERTY AND COPYRIGHT
- 12.1. Ownership of Rights SF is the exclusive owner of the intellectual property rights for all content, materials, and pedagogical tools provided (hereinafter “the materials”). Materials include, but are not limited to: presentations, manuals, video or audio recordings, case studies, methodologies, concepts, graphics, or text specifically created or transmitted during the training.
- 12.2. License of Use SF grants the client or participants a non-exclusive, non-transferable, and limited license to use the materials. This license authorizes use solely for personal or strictly internal organizational purposes.
- 12.3. Prohibitions The client and participants formally undertake not to reproduce, distribute, assign, sell, or communicate to the public, in any form, all or part of the materials. They also undertake not to use the materials to provide competing services and not to modify or adapt the materials without the express prior written consent of SF.
- 13. CONFIDENTIALITY AND PERSONAL DATA
SF undertakes to treat all confidential information and personal data of the client in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). Each party undertakes not to disclose the confidential information of the other to unauthorized third parties.
- 14. LIABILITY
SF’s liability is limited to the execution of its contractual obligations and shall not be held liable for indirect damages. In all cases, SF’s financial liability is limited to the amount actually paid by the client for the service in question.
- 15. CLIENT OBLIGATION
The client undertakes to provide SF with all necessary information to enable the appropriate conduct of the training.
- 16. FORCE MAJEURE
In the event of total or partial non-performance resulting from force majeure, SF shall not be held liable for damages. Force majeure includes, but is not limited to: strikes, transport delays, illness, the death of SF or a collaborator (or a close relative), natural disasters, war, pandemic, or any event beyond SF’s control. In the event of an event beyond SF’s control (e.g., illness or bereavement), SF guarantees full cooperation in seeking alternative solutions. If no replacement or alternative is found, the total amount paid will be fully refunded, but SF assumes no responsibility for the outcome or success of the requested service.
- 17. NON-WAIVER AND SEVERABILITY
The non-application of any article, even if recurring, does not constitute a waiver of its application by SF. It is considered a mere tolerance upon which the client cannot rely in a dispute. If any article is deemed void or unwritten, all other articles will continue to apply.
- 18. CLAUSE APPLICABLE TO PERSONAL DATA
Personal data is confidential and processed only within the framework of the professional relationship. It will not be sold or made available to third parties without prior consent, except for partners involved in legal or transactional obligations (e.g., accountants, subcontractors). The client has the right to access, modify, or delete their data, provided it complies with legal obligations regarding commercial transaction records. Please send such requests to the SF’s registered office.
- 19. APPLICABLE LAW AND COMPETENT COURTS
Any dispute must first be subject to an attempt at an amicable settlement. In the absence of a settlement, the courts of the judicial district of Brussels shall have exclusive jurisdiction. Belgian law is the only law applicable, even if an international element exists in the contract.
For any questions or concerns regarding these Terms and Conditions, please contact me at training@sftourismandtraining.com