ENGLISH VERSION BELOW
CONDITIONS GÉNÉRALES (FR)
Sara Ficarelli pour SF Tourism & Training VAT: BE1024410268
- CHAMP D’APPLICATION
SF Tourism & Training est une entreprise, une société SRL, dont le siège social se trouve à rue de la Bienfaisance 3, 1210, Bruxelles (Belgique). Son numéro de TVA est le BE1024410268.
2. RELATION CONTRACTUELLE
Toutes les activités et les relations contractuelles de Sara Ficarelli (en abrégé SF), sont régies par les conditions générales décrites ci-dessous. Le cadre contractuel entre SF et ses clients est déterminé par les présentes conditions générales, un éventuel contrat et les offres s’y rapportant. La dérogation aux règles dictées par le présent document n’est uniquement possible que par la constitution écrite d’un contrat ou d’une offre acceptée sans réserve ou contresignée par SF. Pour toutes les matières qui ne sont pas abordées par le contrat et/ou les offres, ces présentes conditions générales continuent à s’appliquer.
Si le client possède également des conditions générales, ce sont les présentes conditions générales qu’il conviendra de faire primer.
3. CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie prend toutes les précautions nécessaires afin que les données fournies par l’autre partie dans le cadre du contrat les liant ne soient pas divulguées à des tiers non autorisés.
Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations à caractère confidentiel de l’autre. Cette confidentialité s’étend notamment sur les procédures de travail mises en place par la société, le personnel, le «know-how», les logiciels utilisés. Cette confidentialité ne trouve pas à s’appliquer pour des données ayant un caractère public ou ayant déjà fait l’objet de publication par les parties.
4. COMMUNICATION DES TARIFS ET CONFIRMATION DES SERVICES
La communication des tarifs envoyée par SF ne détermine pas automatiquement une confirmation des services. SF se réserve par ailleurs le droit de demander un acompte ou un paiement anticipé de la totalité du montant convenu pour la confirmation définitive des services. Dans ce cas-ci les services seront confirmés suite au paiement du montant établi au cas par cas par SF. Dès la réception du paiement ou de la preuve de paiement, SF s’engage à bloquer les dates demandées par le client. Le délai de paiement sera déterminé par SF sur la base de chaque demande. En cas de non-paiement dans le délai indiqué par SF, la disponibilité de SF et/ou de ses collaborateurs aux dates demandées ne sera pas garantie.
5. TARIFS ET TVA
SF est une société SRL et entreprise à régime normal soumise à TVA. La TVA se autoliquide[i] lorsque la facture est émise pour aux professionnels du secteur du tourisme, ayant leur siège social dans un pays de l’Union Européenne (à l’exception de la Belgique) et disposant d’un numéro de TVA valable. Si le destinataire de la facture ne remplit pas ces conditions il faudra compter un supplément du 21% de TVA aux tarifs. Plus spécifiquement, la TVA sera ajoutée aux tarifs dans les cas suivants:
- Professionnels du secteur du tourisme, ayant leur siège social en Belgique.
- Client consommateur basé en Belgique ou dans un pays de l’Union Européenne ne disposant pas d’un numéro de TVA
Dans certains cas, SF pourrait émettre une facture exemptée de TVA lorsque le client ou le service répond aux critères inclus dans l’Article 44 du Code de la TVA.
6. PAIEMENT ET FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
SF se réserve le droit d’adapter les tarifs chaque année. Néanmoins, en cas de changement de tarifs avant le début d’un service pour lequel un accord aurait été préalablement stipulé avec paiement d’un acompte, les tarifs indiqués au moment de l’accord feront foi.
S’il est demandé à SF et/ou à ses collaborateurs d’effectuer des missions qui n’étaient pas prévues par le contrat ou les offres liant les deux parties, le montant total de la facture relative au même service sera adapté en fonction de l’étendue de la mission ou des missions supplémentaires.
Dans le cas de grands groupes ou en présence de plusieurs guides, SF pourrait appliquer un supplément pour des activités de gestion et de coordination.
En cas de demande qui comprend un musée ou une attraction, SF applique un supplément par musée ou attraction, sauf si SF est directement rémunérée par le musée ou l’attraction.
Pour les groupes de plus de 15 personnes, SF exige l’utilisation obligatoire de radioguides pour permettre au guide de travailler avec qualité et aux participants de mieux suivre les visites guidées.
Pour votre information, à Bruges, l’utilisation de radioguides est déjà obligatoire, conformément au règlement municipal. Toutefois, ce règlement sera modifié en mars 2026. Veuillez faire référence à cette page (en anglais) de mon site internet pour plus d’information.
Pour les groupes de plus de 40 personnes et jusqu’à 50 personnes maximum, en l’absence de disponibilité d’un deuxième guide, un supplément forfaitaire pourrait être appliqué. Au-delà de 50 personnes, des tarifs sur mesure seront appliqués.
Le siège de SF est situé à Bruxelles, raison pour laquelle en cas de demande de visite guidée en Flandre ou en Wallonie, les tarifs de SF incluent le temps de déplacement de SF et/ou de ses collaborateurs vers/de la localité demandée (proportionnés aux temps de parcours) et aussi un éventuel remboursement du moyen de transport utilisé par SF et/ou par ses collaborateurs.
Si des payements sont effectués par SF et/ou par ses collaborateurs sont demandés par le client, le client dois rembourser le montant des payements par facturation.
SF et/ou ses collaborateurs n’interviendront pas en qualité d’accompagnateur touristique (réservations d’activités, assistance en cas d’hospitalisation, assistance dans les hôtels, perte de documents, gestion des repas au restaurant, gestion des déplacements, etc.). Ces prestations feront l’objet d’une facturation spécifique si demandée par le client.
6.1 Clause applicable aux clients professionnels
Les factures sont payables au plus tard dans les 30 jours calendrier dès la réception de celles-ci, sauf mention différente dans la facture. Passé ce délai de 30 jours, des frais de rappel de 25 euros seront ajoutés à la facture de premier rappel. En cas de deuxième rappel, qui sera envoyé 7 jours après le premier, des frais supplémentaires de 50 euros seront ajoutés à la facture.
En cas de non-paiement d’une facture à son deuxième rappel, SF se réserve le droit de saisir toute instance compétente afin de faire respecter ses droits. Les éventuels frais qui découleraient d’une action en justice seront entièrement à charge du client.
6.2 Clause applicable aux clients consommateurs
Si le client ne paie pas sa dette à l’échéance, il lui sera adressé une mise en demeure. Ensuite, à défaut de paiement dans les 14 jours calendrier, le client sera redevable :
- D’intérêts aux taux légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales,
- D’une indemnité forfaitaire égale à :
- a) Pour un montant restant dû inférieur ou égal à 150 EURO : 20 EUR ;
- b) Pour un montant restant dû entre 150,01 et 500 EUR : 30 EUR + 10% de la tranche entre 150,01 et 500 EUR ;
- c) Pour un montant restant du supérieur à 500 EUR : 65 EUR + 5% de la tranche supérieure à 500 EUR avec un maximum de 2.000 EUR.
7. DÉFAUT DE PAIEMENT
SF se réserve le droit de refuser d’accomplir ses engagements envers un client qui n’aurait pas réglé, totalement ou partiellement, une facture ou avec lequel un litige sur une facture est en cours, et ce, sans indemnités de la part de SF.
SF se réserve également le droit de résilier la relation contractuelle avec un client si celui-ci commet des retards de paiements récurrents, et ce, sans indemnités.
8. CHANGEMENT DANS LA MISSION
Lorsqu’il y a un changement dans les missions confiées à SF et/ou à ses collaborateurs ou collaboratrices, ou lorsque la charge de travail des missions qui lui sont confiées devient plus importante que ce qui avait pu être raisonnablement convenu lors de la conclusion du contrat, SF se réserve le droit de refuser le changement. Le client ne pourra alors demander une quelconque indemnisation à SF.
Quant à une offre envoyée par SF à la suite d’un changement demandé par le client, celle-ci ne liera SF qu’une fois avoir donné son accord écrit via courrier électronique.
Tout changement doit être compatible avec l’agenda de SF et/ou de ses collaborateurs. Le cas échéant, il est possible qu’un supplément soit demandé.
9. COMPORTEMENT ET RESPONSABILITÉ DU CLIENT PENDANT LES SERVICES
Le client est responsable de son propre comportement et de celui des mineurs l’accompagnant. Tout comportement jugé inapproprié, dangereux ou perturbateur par SF et/ou par ses collaborateurs pourra entraîner l’exclusion du client sans droit à remboursement.
Le client s’engage à respecter les horaires et le programme établis par SF et/ou par ses collaborateurs. Tout retard pourra entraîner une modification du parcours ou une réduction de la durée de la visite sans possibilité de remboursement.
SF accorde une grande importance à la protection de son image et de sa vie privée, aussi en ce qui concerne ces collaborateurs. En conséquence, il est strictement interdit de filmer ou d’enregistrer la voix de SF et/ou de ses collaborateurs sans son/leur consentement explicite et préalable. Toute violation de cette clause pourra entraîner l’exclusion immédiate du client du groupe, sans remboursement, et SF se réserve le droit d’engager toute action en justice nécessaire pour faire valoir ses droits.
SF pourra prendre des photographies ou des vidéos lors des visites à des fins promotionnelles moyennant accord du client.
Le client est tenu de suivre les consignes de sécurité et de comportement données par SF et/ou ses collaborateurs, notamment en ce qui concerne le respect des lieux visités et des autres participants.
SF décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dommage aux effets personnels du client pendant la visite.
10. LOCATION DU MATÉRIEL PROPRIÉTÉ DE L’ASSOCIATION GUIDE ITALIANE IN BELGIO
Lorsque SF sous-traite le matériel qui est propriété de l’association Guide Italiane in Belgio, le client s’engage à traiter avec soin le matériel, y compris les écouteurs jetables, et à veiller que les participants des visites guidées traitent aussi le matériel avec soin afin d’éviter la perte et l’endommagement du matériel.
Si le nombre d’audiophones demandés en location change au dernier moment, SF se réserve le droit de refuser le changement si le nombre d’audiophones augmente et qu’il n’y a plus de matériel disponible à la location; si le lieu de dépôt/retraite des audiophones change, SF se réserve le droit de refuser le changement et d’annuler le contrat de location.
Le nombre final d’audiophones qui seront facturés, se basera sur le nombre communiqué via email jusqu’à 48 heures avant le début du service, sauf en cas d’augmentation d’appareils nécessaires : dans cette circonstance le nombre final d’audiophones augmentera en fonction du nombre final de personnes effectivement présentes constatées par le guide le jour de la visite.
En cas de perte, de manquement ou de dégâts les frais seront mises à charge du client
Si le client louant le système d’audiophones n’est pas celui qui utilise le matériel loué, le client est alors tenu de partager la politique de location incluse dans les présentes conditions générales et toutes les informations utiles avec le(s) utilisateur(s) du matériel.
11. POLITIQUE D’ANNULATION ET RETARD DU CLIENT
En cas d’annulation du service jusqu’à 30 jours avant la date de début du service même, aucune indemnité ne sera due. En cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 30e et le 15e jour avant la date de début, une indemnité de 20% du total sera d’application ; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 14e et le 8e jour avant le début, une indemnité de 50% sera d’application ; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service à partir du 7e jour avant le début, une indemnité de 100% sera d’application.
Ce qui précède pourra être corrigé en fonction des conditions générales d’une prestataire extérieur.
En cas de retard du client, SF et/ou ses collaborateurs se réservent le droit de respecter l’heure de fin de la prestation préalablement établie lors de la réservation de la prestation ou des heures supplémentaires pourront être ajoutées à la facture.
Cette politique d’annulation s’applique également aux grèves.
12. RÉCLAMATION
En cas de réclamation entre les parties est constaté par l’une des parties, celle-ci le signalera par écrit à l’autre partie dans les 8 jours à partir de la constatation de la raison de la réclamation.
En cas de réclamation relative aux services fournis par SF, ce dernier s’engage à proposer une réunion avec l’autre partie, afin de trouver, si possible, une solution à l’amiable.
Le client ne pourra se prévaloir dans le futur d’une réclamation qui n’a pas été signalée de la manière telle que précédemment décrite.
13. RESPONSABILITÉ
De manière générale, SF s’engage à mobiliser tous les moyens dont il dispose pour réaliser ses missions.
Les conseils fournis par SF se font sur base des données qui lui ont été fournies. SF décline toute responsabilité en cas de dommages occasionnés par des conseils qui ont été donnés sur base de données non à jour, erronées ou incomplètes. En aucun cas, SF ne dispose d’un pouvoir de décision.
Concernant les informations/conseils et les recommandations en dehors du service de guide touristique, il est clair que SF n’émet toujours qu’une opinion. Le pouvoir de décision appartient toujours au client, sur qui repose la responsabilité d’obtenir les informations correctes auprès des Offices du Tourisme compétents, des autorités locales et des fournisseurs.
Dès lors, SF ne pourra jamais être tenue responsable des conséquences dommageables d’une décision. SF ne pourra être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence du système informatique, de la communication ou de la collaboration du client.
Lorsque le client utilise un moyen de transport pour le déplacement d’une ou plusieurs personnes (en location ou en propriété du client même) dans le cadre du service, le client s’engage à respecter les règles en matière de parking, déplacements, permis et accès aux sites visités afin de permettre le déroulement approprié de la visite guidée ou de l’accompagnement. Le client s’engage ainsi à demander et à obtenir les permis nécessaires des moyens de transports utilisés afin de pouvoir éviter des amendes et des conflits, non seulement avec les autorités locales mais aussi avec les responsables des sites et attractions visités. SF ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence des permis et du respect des règles des moyens de transport utilisés dans les sites visités.
Le client s’engage à se renseigner et à respecter les règles concernant le déroulement des visites guidées et des accompagnements dans les sites urbains, attractions et musées, en particulier par rapport aux éventuels limites relatifs au nombre des participants dans le cadre de visites guidées de groupe et aux permis requis aux organisateurs des visites guidées. SF ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence des permis et du respect des règles dans les sites visités.
14. OBLIGATION DU CLIENT
Le client s’engage à mettre à disposition de SF et/ou de ses collaborateurs qui effectuent le service demandé, toutes les informations nécessaires afin de permettre le déroulement approprié du service.
15. FORCE MAJEURE
En cas d’inexécution totale ou partielle d’obligation résultant d’un cas de force majeure, SF ne pourra être tenue responsable d’éventuels dommages. Par cas de force majeure, il est entendu, de manière non exhaustive, et à titre d’exemple, une grève, un retard de transport, une maladie, le décès de SF, le décès de d’un/e de ses collaborateurs, ou d’un proche de SF ou d’un/e de ses collaborateurs, une catastrophe naturelle, une guerre, une pandémie ou tout autre événement indépendant de la volonté de SF empêchant la réalisation par celui-ci des obligations lui incombant.
En cas d’événement indépendant de la volonté de SF l’empêchant d’effectuer la prestation (par exemple, maladie ou deuil) SF garantit sa pleine collaboration pour rechercher des solutions alternatives. Si SF ne parvient pas à trouver un(e) guide de remplacement ou une solution alternative au service demandé (lorsque le service n’est pas un service de guide touristique), le montant total versé par le client sera remboursé complètement, mais SF ne s’assume aucune responsabilité quant à la réussite du service et du voyage.
16. PROPRIÉTÉ ET DROITS D’AUTEURS
Le client est et restera toujours propriétaire des données qui sont transmises à et par SF lors des missions qui lui sont confiées. SF prend toutes les précautions nécessaires afin de protéger l’intégrité et la confidentialité de ces données, néanmoins SF ne pourra être tenu responsable en cas de dommages occasionnés indépendamment de sa volonté.
17. NON-RENONCIATION ET NULLITÉ
La non –application d’un article ou d’une partie d’article des présentes conditions générales, même de façon récurrente, ne signifie en aucun cas une renonciation d’application de celui-ci par SF. Tout au plus ne peut-on y voir qu’une simple tolérance dont le client ne peut se prévaloir en cas de litige.
Dans le cas où un ou plusieurs articles ou une ou plusieurs parties d’article des présentes conditions générales viennent à être annulées ou réputées non-écrites, tous les autres continueront à s’appliquer.
18. CLAUSE APPLICABLES AUX DONNÉES PERSONNELLES
Toutes les données personnelles que le client me transmet sont considérées comme confidentielles et sont uniquement conservées et traitées dans le cadre de la relation entre lui et moi. Elles ne seront pas vendues ni mises à disposition de tiers sans l’accord préalable du client. Les données pourront cependant être transmises à un partenaire intervenant dans le cadre de nos obligations légales ou dans le traitement de la transaction avec le client (par exemple : notre comptable, notre fournisseur, un sous-traitant…).
Je m’engage à prendre les meilleures mesures de sécurité afin d’éviter que des tiers non autorisés aient accès à des données à caractère personnel que le client m’aurait communiquées.
Le client a toujours la possibilité de connaître ses données personnelles qui sont en ma possession et de demander à ce qu’elles soient modifiées ou supprimées dans la mesure du respect de mes obligations légales en matière de conservation des données relatives à des transactions commerciales. Pour toute information à ce sujet, veuillez transmettre votre demande à ma siège social.
19. DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPETENTS
Toute contestation relative à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du cadre contractuel entre SF et ses clients devra faire l’objet d’une tentative de règlement à l’amiable. A défaut de règlement à l’amiable les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront exclusivement compétents. Le droit belge est le seul applicable aux relations entre SF et ses clients, et ce, même s’il existe un élément d’extranéité dans le contrat.
[i] Intracommunautaires : autoliquidation, article 196 de la Directive 2006/112/CE en droit national
EN : GENERAL TERMS SARA FICARELLI
Sara Ficarelli via SF Tourism & Training VAT: BE1024410268
- SCOPE
SF Tourism & Training is a company, a SRL, whose registered office is located at rue de la Bienfaisance 3, 1210, Brussels (Belgium). Its VAT number is BE1024410268.
2. CONTRACTUAL RELATIONSHIP
The original version of these General Terms & Conditions are written in French, therefore the French version prevails over this English version.
All activities and contractual relationships of Sara Ficarelli (abbreviated SF) are governed by the general terms described below. These general terms determine the contractual framework between SF and her customers, a possible contract, and the related offers. Exception to the rules dictated by this document is only possible by the written drafting of a contract or an offer accepted without reservation or countersigned by SF. These general conditions continue to apply for all matters not covered by the contract and/or the offers.
If the customer also has general conditions, the General Terms & Conditions of SF should take priority.
3. CONFIDENTIALITY
Each party shall take all necessary precautions so that the data provided by the other party as part of the contract between them is not disclosed to unauthorized third parties.
Each party undertakes not to disclose the confidential information of the other. This confidentiality extends in particular to the working procedures put in place by the company, the personnel, the “know-how”, the software used, and the rates. This confidentiality does not apply to data that is public or has already been published by the parties.
4. RATES COMMUNICATION AND SERVICE CONFIRMATION
The communication of the rates provided by SF will not be considered as a confirmation of the services. SF reserves the right to request an advance payment or a deposit for the final confirmation of the services. The amount of the advance payment or deposit will be decided on a case-by-case basis and the services will be confirmed when SF receives the requested advance payment or deposit.
After receiving the payment or the proof of payment, SF is committed to booking the requested dates for the customers. The payment deadline will be determined by SF on a case-by-case basis. In case of non-payment within the timeframe indicated by SF, the availability of SF and/or one of her collaborators on the requested dates will not be guaranteed.
In the case of large groups or the presence of several guides, SF may apply a supplement for management and coordination activities.
5. RATES AND VAT
SF is a SRL company subject to VAT. VAT is self-liquidated when the invoice is issued to professionals in the tourism sector, who have their head office in a country of the European Union (except Belgium) and have a valid VAT number. If the recipient of the invoice does not meet these conditions, an additional 21% VAT will be charged to the prices. More specifically, VAT will be added to the prices in the following cases:
- professionals in the tourism sector, with their head office in Belgium.
- Individual customers/private clients based in Belgium (or a country of the European Union) who do not have a VAT number.
In certain cases, SF could issue a VAT-exempt invoice when the customer meets the criteria included in Article 44 of the VAT Code.
6. PAYMENT AND ADDITIONAL FEES
SF reserves the right to adapt prices each year. However, in the event of a change in prices before the start of a service for which an agreement has been previously stipulated with payment of a deposit, the prices indicated at the time of the agreement will prevail.
If SF and/or her collaborators are asked to carry out assignments that were not provided for by the contract or the offers binding the two parties, the total amount of the invoice relating to the same service will be adapted according to the scope of the assignment or additional assignments.
In the event of a request that includes a museum or attraction, SF applies a supplement per museum or attraction, unless SF is directly paid by the museum or attraction.
In case of groups of more than 15 people, SF also requests the use of the radio system to allow the guide to work with quality.
For your information, in Bruges, the use of radio-guides is already mandatory, in accordance with municipal regulations. However, this regulation will be amended in March 2026. Please refer to this page of my website for more information.
For groups of more than 40 people and a maximum of 50, in the absence of a second guide, a flat rate supplement is applied. Beyond 50 people, customized rates will be applied.
The headquarters of SF is located in Brussels, thereby in the event of a request for a service in Flanders or Wallonia, the rates take into account the travel time needed by SF, or her collaborators, to reach and return from the requested destination. The reimbursement of the means of transport used by SF and/or her collaborators always must be added to the service rate
If payments are made by SF and/or by her collaborators and requested by the client, the client must reimburse the amount of the payments by invoicing.
SF and/or her associates will not act as tour leader (activity booking, assistance in case of hospitalization, assistance in hotels, loss of documents, management of restaurant and meals, travel management, etc.). These services will be subject to specific rates if requested by the agency.
6.1 Clause applicable to professional customers
Invoices are payable no later than 30 calendar days from receipt unless otherwise stated in the invoice. After these 30 days, a reminder fee of 25 euros will be added to the first reminder invoice. In the event of a second reminder, which will be sent 7 days after the first, an additional fee of 50 euros will be added to the invoice.
In the event of non-payment of an invoice on its second reminder, SF reserves the right to refer the matter to any competent authority to enforce its rights. Any costs arising from legal action will be fully borne by the customer.
6.2 Clause applicable to individual customer/private clients
If the customer does not pay their debt on the due date, he will be sent a formal demand for payment. Then, in the absence of payment within 14 calendar days, the customer will be liable for:
- interest at the legal rate applicable in the event of late payment in commercial transactions,
- a lump sum compensation equal to:
- a) For an outstanding amount less than or equal to 150 EURO: 20 EUR;
- b) For an amount remaining due between 150.01 and 500 EUR: 30 EUR + 10% of the bracket between 150.01 and 500 EUR;
- c) For an outstanding amount greater than 500 EUR: 65 EUR + 5% of the bracket above 500 EUR with a maximum of 2,000 EUR.
7. FAILURE TO PAY
SF reserves the right to refuse to fulfill its obligations to a customer who has not paid, totally or partially, an invoice or with whom a dispute over an invoice is in progress, without compensation from SF.
SF also reserves the right to terminate the contractual relationship with a client if the latter commits recurring late payments, without compensation.
8. CHANGE IN THE ASSIGNMENT
When there is a change in the assignments entrusted to SF and/or her collaborators, or when the workload of the assignments entrusted to it becomes greater than what could have been reasonably agreed upon when concluding the contract, SF reserves the right to refuse the change. The customer will not then be able to request any compensation from SF.
As for an offer sent by SF following a change requested by the customer, this will only be binding on SF once it has given its written agreement via email.
Any changes must be compatible with the agenda of SF and/or her collaborators. If necessary, a supplement may be requested.
9. CLIENT CONDUCT AND RESPONSIBILITY DURING SERVICES
The client is responsible for their own behavior and that of any accompanying minors. Any behavior deemed inappropriate, dangerous, or disruptive by the guide may result in the client’s exclusion from the tour without the right to a refund.
The client agrees to respect the schedule and program established by the guide. Any delay may result in a change of itinerary or a reduction in the duration of the tour, without the possibility of a refund.
SF places great importance on protecting her image and privacy, as well as the image and privacy of her collaborators. Consequently, it is strictly forbidden to film or record the guide’s voice without their explicit prior consent. Any violation of this clause may result in the immediate exclusion of the client from the group, without refund, and the guide reserves the right to take any necessary legal action to assert their rights.
SF and/or her collaborators may take photographs or videos during tours for promotional purposes with the client’s consent. The client is required to follow the safety and behavior instructions given by SF and/or her collaborators, particularly regarding respect for the sites visited and other participants.
SF declines all responsibility for loss, theft, or damage to the client’s personal belongings during the tour.
10. RENTAL OF RADIO-SYSTEM EQUIPMENT
When SF subcontracts the equipment that is the property of the association Guide Italiane in Belgio, the customer commits to treat the equipment with care, including disposable headphones, and to ensure that the participants in the guided tours also treat the equipment with care in order to avoid damage or loss of equipment.
If the number of headphones requested for rental changes at the last moment, SF reserves the right to refuse the change. If the number of headphones increases and there is no longer any equipment available for rental, or if the place of deposit/removal of the radios changes, SF reserves the right to refuse the change and cancel the rental contract.
The final number of radios that will be billed is based on the number communicated via email up to 48 hours before the start of the service, except in the event of an increase in the number of devices required: in this case the final number of radios will increase depending on the final number of people actually present and noted by the guide on the day of the service.
In the event of loss, failure or damage, the costs will be charged to the customer.
If the customer renting the radio-system is not the one using the rented equipment, then the customer is required to share the rental policy included in these general conditions and all relevant information with the user(s) of the equipment.
11. CANCELLATION POLICY AND CUSTOMER DELAY
In case of cancellation of the service up to 30 days before its starting date, no penalty fee will be requested. In case of cancellation or rescheduling of the service between the 30th and 15th day before its starting date, a penalty fee equal to 20% of the service rate will be requested; for cancellation or rescheduling in the tour date between the 14th and 8th day before the start of the tour, a penalty fee equal to 50% of the service rate will be requested; for cancellation or rescheduling in the tour date from the 7th day before its starting date, a penalty fee equal to 100% of the service fee will be requested.
The above may be corrected according to the general conditions of an external service provider.
In the event of a client delay, SF and/or her collaborators reserve the right to respect the end time of the service previously established when booking the service, or additional hours may be added to the invoice.
This cancellation policy also applies to strikes.
12. CLAIM
If a complaint between the parties is noted by one of the parties, the latter will notify the other party in writing within 8 days from the establishment of the reason for the complaint.
In the event of a complaint relating to the services provided by SF, the latter undertakes to propose a meeting with the other party, in order to find, if possible, an amicable settlement.
The customer will not be able to rely on a claim in the future that has not been reported in the manner as previously described.
13. RESPONSIBILITY
In general, SF is committed to mobilizing all the means at its disposal to carry out its assignments.
The advice given by SF is based on the data provided to SF. SF declines all responsibility in the event of damage caused by advice that was given on the basis of outdated, erroneous, or incomplete data. Under no circumstances does SF have decision-making power.
Regarding information/advice and recommendations outside of the services requested to her, it is clear that SF always only expresses an opinion. The decision-making power always rests with the customer, who is responsible for obtaining the correct information from the relevant Tourist Offices, local authorities, and suppliers. Therefore, SF can never be held responsible for the harmful consequences of a decision.
SF cannot be held responsible for the non-performance of its obligations if this results from the deficiency of the IT system, communication, or collaboration of the client.
When the client uses a means of transport for one or more people (rented or owned by the client itself) as part of the guided tour or assistance, the client commits to respect the rules in matters of parking, road circulation, permits, and access to the sites visited to allow the service to take place appropriately. The customer thus commits to request and obtain the necessary permits for the means of transport used to avoid fines and conflicts, not only with local authorities but also with those responsible for the visited sites and attractions. SF cannot under any circumstances be held responsible for not performing its obligations if this results from the lack of permits and rule compliance of the means of transport used in the sites visited.
The client commits to inform himself and respect the rules concerning the conduct of guided tours in urban sites, attractions, and museums, in particular about possible limits relating to the number of participants in the context of guided group tours, and to permits required from the organizers of guided tours. SF cannot under any circumstances be held responsible for not performing its obligations if this results from the lack of permits and rule compliance in the sites visited.
14. CUSTOMER OBLIGATION
The client commits to provide SF, or her collaborators who provide the requested service, with all the necessary information to enable the service to proceed appropriately.
15. FORCE MAJEURE
In the event of total or partial non-performance of an obligation resulting from a case of force majeure, SF cannot be held responsible for possible damage. By force majeure, we mean, in a non-exhaustive manner, and by way of example, a strike, a transport delay, an illness, the death of SF and/or her collaborators, or a next of kin of SF and/or her collaborators, a natural disaster, a war, a pandemic or any other event beyond the control of SF preventing it from fulfilling her obligations.
In the event of an event beyond my control preventing me from performing the service (for example, illness or bereavement) SF guarantees its full cooperation in seeking alternative solutions. If SF is unable to find a replacement guide or service, the total amount paid by the client will be refunded in full, but SF assumes no responsibility for the success of the service and the trip.
15. OWNERSHIP AND COPYRIGHTS
The client is and will always remain the owner of the data that is transmitted to and by SF during the assignments entrusted to SF. SF takes all necessary precautions to protect the integrity and confidentiality of this data. SF cannot be held responsible for any damage caused beyond its control.
16. NON-WAIVER AND NULLITY
The non-application of an article or part of an article of these general terms & conditions, even on a recurring basis, does not under any circumstances mean a waiver of its application by SF. At most, we can only see this as a simple tolerance that the customer cannot rely on in the event of a dispute.
If one or more articles or one or more parts of an article of these general conditions are canceled or deemed unwritten, all others will continue to apply.
17. CLAUSE APPLICABLE TO PERSONAL DATA
All personal data that the client transmits to SF is considered confidential and is only kept and processed within the framework of the relationship between SF and the customer. They will not be sold or made available to third parties without the prior consent of the customer. The data may, however, be transmitted to a partner intervening within the framework of our legal obligations or in the processing of the transaction with the customer (for example: our accountant, our supplier, a subcontractor, etc.).
SF commits to taking the best security measures to prevent unauthorized third parties from having access to personal data that the client may have communicated to SF.
The customer always has the possibility of knowing their personal data which is in the possession of SF and of requesting that it be modified or deleted to the extent of compliance with the legal obligations of SF regarding the retention of data relating to commercial transactions. For any information on this subject, please forward your request to SF.
18. APPLICABLE LAW AND COMPETENT COURTS
Any dispute relating to the validity, interpretation, execution or termination of the contractual framework between SF and its clients must be the subject of an attempt at an amicable settlement. In the absence of an amicable settlement, the courts and tribunals of the judicial district of Brussels will have exclusive jurisdiction. Belgian law is the only law applicable to relations between SF and its clients, even if there is a foreign element in the contract.
For any questions or concerns regarding these Terms and Conditions, please contact me at sara@sftourismandtraining.com